8 dicas de gestão do tempo para se dar bem em reuniões

Posted by Athila Machado
at Wednesday April 12th, 2017.

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As reuniões estão presentes no dia a dia de qualquer profissional, em qualquer segmento. Por isso, saber o que é preciso para realizar reuniões rápidas e produtivas se torna cada vez mais importante. E para que você promova reuniões mais assertivas, rápidas e produtivas, é essencial você se atentar para alguns passos que só têm a beneficiar a sua gestão do tempo:

gestão do tempo

1.Defina qual o objetivo para a reunião

Os participantes precisam chegar à reunião sabendo do que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que orientem as ações e tarefas que serão tomadas naquele momento. Assim, será possível ganhar tempo nas reuniões.

2.Deixe claro os temas aos participantes da reunião

O que frequentemente ocorre nas reuniões é o desconhecimento da pauta pelos participantes. Dessa forma, o responsável por convocar a reunião gasta boa parte do tempo na explicação da pauta. Ao convocar uma reunião, deixe bem claro a pauta que será discutida e ponha-se à disposição para esclarecimentos antes de dar início à reunião.

3.Selecione as pessoas certas para a reunião

Para que a reunião seja efetiva, o ideal é que as pessoas selecionadas entendam do tema da pauta. O que ocorre em muitas reuniões é a convocação de participantes que não entendem nada sobre o que será discutido, o que não contribui efetivamente para o resultado.

4.Agende um horário na sala de reunião

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e não haja interrupções. Utilizar o espaço destinado a reuniões da empresa é sempre a melhor opção.

5.Gestão do tempo: fique atento ao horário e tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a “cabeça fresca”. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

gestão de tempo

6.Evite comportamentos que comprometem a produtividade da reunião

Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se de que, para o feedback se converter em resultado, é preciso que ele seja concedido quando estiver a sós com a pessoa. E, principalmente, quando você estiver em pleno controle de seu estado emocional, no local e no momento apropriado para o feedback. Ironias e sarcasmos bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazerem bem para a relação profissional com sua equipe.  Portanto, para ter uma reunião produtiva, evite eventuais puxões de orelha e comentários improdutivos.

7.Não se esqueça da ata, um instrumento importante

Durante a reunião, procure documentar o que foi decidido e divulgar esse documento para todos os envolvidos na reunião. Essa prática garante o alinhamento e a fluidez da comunicação, deixando todos na mesma página com as respectivas responsabilidades pelas ações pré-estabelecidas.

8.Adote ferramentas de produtividade e gestão do tempo

Garantir a produtividade e documentação de cada uma das reuniões muitas vezes não é fácil e pode, inclusive, vir a se tornar uma atividade burocrática. Sabemos que quando a burocracia é grande nas empresas, muito se perde em termos de resultados, pois todos passam a focar nos meios em detrimento do fim. Hoje, é possível encontrar no mercado ferramentas que ajudam o gestor a agilizar as reuniões, gerenciar as tarefas de forma rápida e eficaz.

E então, conhece mais alguma dica de gestão de tempo para aprimorar nossa discussão? Deixe seu comentário abaixo!

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