Check List para a definição de metas do seu trabalho

Posted by Marcos Tadeu
at Thursday March 23rd, 2017.

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Quando estamos lidando com definição de metas, gestão e produtividade, você sabia que uma simples ferramenta como a tão conhecida check list pode otimizar o seu trabalho?

Não iremos aqui ensinar como fazer uma lista de supermercado ou de revisão do carro. Na verdade, a intenção deste blog post é detalhar como a metodologia da check list pode ser adaptada com sucesso ao universo organizacional, configurando uma excelente ferramenta a serviço da definição de metas. Confira.

definição de metas

Afinal, você sabe mesmo o que é uma check list?

Tecnicamente falando, uma check list, ou lista de checagem, é uma listagem definida previamente com itens a serem verificados. As check lists controlam a execução de tarefas múltiplas, viabilizando uma aferição mais clara de cada uma delas. Os itens, por sua vez, podem ser hierárquicos ou aleatórios:

  • Check list de itens hierárquicos: Quando as tarefas são encadeadas exatamente na ordem em que devem ser executadas;
  • Check list de Itens aleatórios: Usada quando a finalidade é apenas assegurar que nenhum dos itens sejam esquecidos.

No entanto, ambas check lists são extremamente eficazes na hora de se evitar eventuais esquecimentos, falhas de memória e até mesmo acidentes, tornando-se fundamentais para a rotina de trabalho de todo e qualquer profissional. Por exemplo, aviadores têm a check list incorporada aos procedimentos pré-decolagem. Cirurgiões adotam check lists para averiguar materiais e ferramentas momentos antes de cirurgias. Mas e o gestor, como pode tirar o máximo de proveito dessas listagens para a definição de metas?  

Foco na definição de metas

Apesar de até hoje não existirem estudos científicos que efetivamente comprovem a eficácia da check list, é inegável que se trata de uma das ferramentas mais úteis para a implantação da disciplina no trabalho, uma vez que ela é um poderoso estímulo à concentração. Além disso, a check list ajuda a lembrar das características importantes na definição de metas e planos de ação.

Planos de ação

Quando você organiza mentalmente tudo aquilo que deve ser conferido para que suas metas sejam alcançadas, a chance de que você evite retrabalho e desperdício de recursos preciosos como tempo e dinheiro é muito maior, concorda?

Vale destacar que, para o alcance das metas, lançamos mão de metodologias mais “avançadas”, com análises e, posteriormente, a definição do plano de ação, que é outro tipo muito usado de check list. A elaboração dos planos de ação é uma etapa importante em consultorias empresariais, e também pode ser encontrada em plataformas de gestão.

definição de metas

Check list para fixar planos de ação

A situação é comum, e você certamente já deve ter passado por ela algum dia. As tarefas sobrecarregam o seu time, as prioridades desaparecem em meio a uma montanha de e-mails não respondidos e os planos de ação iniciais ficaram para trás, ou melhor, transformaram-se em novas ações.

Temos aí um contratempo, pois como as metas não são alteradas ao longo do ciclo, quanto mais planos de ação forem feitos e refeitos, mais longe estaremos de atingí-las. Por isso a check list tem uma importante contribuição ao fazer com que a equipe permaneça focada para que batam as metas, porque se elas forem negligenciadas, o gestor terá a todo momento um norte diferente, não chegando a lugar nenhum, concorda?  

Check lists no dia a dia

Podemos fazer mil planos de ações diferentes, cancelar alguns, criar outros mas nossa meta não muda. É justamente em face aos acontecimentos atípicos do dia a dia da gestão que os benefícios da check list despontam.

Em primeiro lugar, agregue às check lists alguns recursos manuseáveis e de fácil compreensão, como os “post its”, metodologias de planejamento de projetos como o “scrum”  e, claro, um dos inúmeros programas disponíveis no mercado que possibilitam o gerenciamento de tempo no escritório.

A partir daí, lance mão da check list: vá eliminando um a um os itens conforme a – nova – ordem de prioridade. Ao final, você certamente terá uma visão muito mais clara daquilo que foi feito. Importante lembrar que sem determinar o que é prioritário fica impossível avaliar o resultado da sua redefinição do plano de ações.

O que a check list tem a ver com gestão?

definição de metas

Chegamos ao “X” da questão. É possível relegar todas as atividades relativas à gestão ao princípio da check list? Em outras palavras, acionar o “piloto automático”?

Não, pois, para que a check list seja validada como um instrumento de gestão, é preciso que a cada item verificado o gestor raciocine sobre a tarefa que acaba de ser realizada. O grande erro, nesse ponto, é inflar a listas de itens, incluindo alguns sem relevância, e não entender item por item o que você considera devidamente checado.

Se você souber usar bem essa ferramenta, ela se tornará um exercício diário de foco e concentração, além de permitir que você não se desvie das metas que deseja cumprir, de acordo com o prazo estipulado.   

Modelo para a definição de metas

Certo, a essa altura você deve estar se perguntando se, afinal de contas, não iremos demonstrar um exemplo de check list que possa ser implementada no ambiente de trabalho. Na realidade, não existe um template ou fórmula de check list para o mundo empresarial, pois as listas vão depender em grande parte da natureza do negócio.

No entanto, podemos – e devemos – sim ter em mente uma linha lógica de raciocínio ao darmos início ao planejamento de um projeto, principalmente se ele envolve mais de uma pessoa. A chamada “quebra de tarefas” é essencial para que todos fiquem na mesma página, permaneçam motivados, e a check list possa ser compreendida na sua totalidade, como uma grande rede de fatores encadeados entre si. Veja abaixo:    

 

Título do Projeto:

 

Data:

Equipe:

_______________________________

 

Planejamento

 

(  ) Reunião de kick off do projeto

 

(  ) Reunião de quebra de tarefas

 

________________________________

 

Execução  – Ciclo mensal

 

( ) Reunião semanal

 

( ) Reunião mensal

 

________________________________

 

Controle

 

( ) Reunião de feedback contínuo


( ) Documentação
Nesse exemplo, mostramos uma check list de aspecto generalista, ou seja, que abrange as principais  etapas de um gerenciamento de projetos, fazendo com que o gestor tenha uma melhor noção sobre os eventos necessários para não só se atingir as metas, mas para manter a equipe disciplinada e centrada nos objetivos. Outra forma eficaz de se adaptar as check lists para a gerência de projetos é por meio de questionário a ser respondido com “Sim” ou “Não”. Veja:   

Fase inicial

( )  O projeto está alinhado à visão e filosofia da empresa que o financia?

Planejamento

( )  O escopo do projeto chegou a ser detalhado e obteve consenso entre a equipe?

Execução

( ) A equipe está de fato integrada e motivada para a realização das atividades?  

Controle

( ) Os KPI’s, ou indicadores-chave de performance, foram definidos?

Como você deve ter observado, uma check list pode ser usada de várias formas conforme as características do negócio, e o melhor disso tudo é que, ao aplicá-la inteligentemente em suas metas, você se disciplina ainda mais para conquistá-las. Ainda não se convenceu? Conheça uma plataforma integrada de gestão que leva a metodologia da check list para módulos que irão nortear as suas ações rumo ao sucesso.   

E então, o que achou deste post? Tem mais alguma dúvida sobre o assunto? Gostaria de sugerir outros métodos para a definição de metas diversas? Deixe seu comentário abaixo.

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