Consultoria em Gerenciamento da Rotina: uma releitura

Posted by Giulia Tonon
at Monday November 27th, 2017.

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Muita coisa mudou na estrutura das empresas nas últimas décadas. É dever do gestor entender como as novas tendências afetam seus métodos de solução de problemas e planejamento estratégico de curto e longo prazo. Em muitos casos, um serviço de consultoria em gerenciamento da rotina (gestão) é o instrumento chave para impulsionar resultados.

É exatamente disso que vamos falar nesta série de posts. Nas próximas semanas, discutiremos algumas metodologias aplicadas ao gerenciamento da rotina em uma abordagem contemporânea.

Neste post, a intenção é trazer os aspectos globais do tema e então esmiúça-los nas próximas postagens, confira:

Continuidade é o segredo do gerenciamento da rotina

Como gestor, você é (ou deveria ser) um mestre na arte de solucionar problemas. Então pense, qual é a sua estratégia de ataque às adversidades do dia a dia? É mais reativa ou preventiva? Ainda que sua resposta seja outra, sabemos que a forma mais inteligente de lidar com problemas é evitando com que eles aconteçam.

Parece fácil falar assim, não é mesmo? A realidade é que às vezes nos ocupamos tanto das tarefas do presente que esquecemos de olhar para frente. Preparar-se para o futuro é um exercício diário que envolve muito planejamento e determinação, porém traz retornos bastante positivos.

O PDCA pode ser seu melhor amigo nesse caminho. Renomado nos sistemas de gestão, esse método de solução de problemas é extensivamente utilizado por consultores e empresas de diversos setores para a melhoria contínua. Esse é um dos grandes diferenciais desta metodologia, ela é facilmente aplicável nas mais variadas áreas do conhecimento.

Vamos relembrar brevemente como o PDCA funciona: Planejar (plan), Executar (do), Checar (check) e Agir (act). Não seria muito ousado dizer que o “plan” é fase mais trabalhosa do processo. Para nossa sorte, existem diversas ferramentas que podem nos auxiliar nessa etapa.

Plan:

Ø  Definir o problema/meta – Esse é o momento de identificar suas prioridades. Escolher uma meta factível e desafiadora com objetivo, valor e prazo bem determinados.

Ø  Analisar o fenômeno – Aqui é onde você irá levantar todos os dados relevantes, estratíficá-los e analisá-los. Algumas ferramentas muito usadas são: Pareto, histograma, folha de verificação, testes estatísticos, entre outras.

Ø  Analisar a causa – Essa é a hora de usar tudo que você mediu na etapa anterior. Se não tem mais nenhum dado para explorar e você já tem sua meta ou problema definido, chegou o momento de encontrar as causas.
Para isso, as pessoas envolvidas no processo são indispensáveis. Elas são os melhores indivíduos para enxergar a origem do problema e as oportunidades de solução. Ferramentas relevantes nesse ponto são: técnica dos 5 porquês, diagrama de hosotani, matriz gut e diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa – fique ligado, vai ter um post só para ele).

Ø  Plano de Ação – Finalmente, o momento de definir quais são as medidas mais adequadas para eliminar as causas do problema e alcançar sua meta! É fundamental classificar suas ações (priorizar) e delegá-las aos responsáveis apropriados.Uma ferramenta muito interessante para ajudar nesse processo é o 5W2H.

As outras etapas do PDCA (do, check, act) dependerão da boa execução do plano de ação.

Não pare por aqui, como você leu ali em cima, continuidade é o segredo. Se você fechou um ciclo de PDCA para uma determinada meta, saiba que outros virão. É seu papel como gestor estar sempre promovendo melhorias a fim de prevenir e solucionar problemas futuros.

Para ter sucesso na continuidade, você irá colocar em prática o “irmão” do PDCA, o SDCA (Padronizar – Standardize; Executar – Do; Checar – check; e Agir – Act) . Rotina é previsibilidade e repetibilidade. Enquanto o PDCA fica por conta das melhorias, o SDCA atua na rotina. Teremos um post exclusivo sobre o SDCA, ele e o PDCA serão os destaques do sucesso de uma consultoria na sua empresa.

Ciclos mais Rápidos

Os tempos mudaram, a evolução tecnológica está tão rápida que às vezes é difícil adaptar a estrutura de uma empresa à tudo que está acontecendo. Por isso é importante ter uma organização interna eficiente.

Nessa nova realidade, muitas empresas estão experimentando um crescimento acelerado e a estrutura interna está virando uma bagunça. Dificuldades para encontrar talentos, definir orçamentos, medir performance e definir prazos (afinal, se tudo muda tão rápido, as metas podem ser atingidas ou fracassadas antes do esperado).

Nesse contexto, desdobrar suas metas de forma eficiente é crucial. Isto é, o foco é monitorar sua performance da forma mais precisa possível. Você precisa adaptar o seu gerenciamento da rotina ao seu crescimento. A consultoria em gerenciamento da rotina vai trazer a expertise necessária para que a sua empresa consiga se adaptar melhor à ciclos variados.

Digitalização – Go Digital!

Discutir as tendências é também falar de transformação digital. Eu te garanto que a automatização de processos via digitalização vai tornar seu gerenciamento da rotina bem mais fácil. Essa é uma das maravilhas que os avanços tecnológicos podem fazer por nós.

Muitas vezes, uma das razões da desorganização interna nas empresas é a falta de uma boa ferramenta para acompanhamento de performance e resultados. São muitas variáveis para um gestor conduzir. Desdobrar metas individuais e do time, estruturar planos de remuneração variável, gerenciar competências e outras diversas funções.

“No passado os padrões era feitos em papel. Hoje, os treinamentos, principalmente os operacionais, são em vídeos (em alguns locais já com uso de realidade virtual e realidade aumentada). Isso facilita a compreensão, auxilia a ter um processo mais padronizado e consequentemente uma rotina com menos problemas.” Comenta nosso co-fundador, Ivan Cruz.

Sem o ferramental correto os resultados da sua equipe podem estar sendo prejudicados. Consequentemente, os resultados da empresa.Então, não seria ótimo agregar todos esses processos do seu sistema de gestão para ter um planejamento impecável?

Um exemplo de ferramenta que harmoniza esse processo de acompanhamento do planejamento estratégico é a Plataforma de Gestão Integrada da Mereo. Nela você tem uma visão holística do seu negócio e consegue monitorar o desenvolvimento de sua equipe e resultados de perto. É um investimento em tecnologia com um retorno excepcional.

Capacitação

Educação corporativa é essencial para manter um time de alta performance. Entretanto, muito gestores desanimam devido ao investimento necessário. A questão chave aqui é ter um melhor retorno sobre esse investimento.

Ou seja, investir em treinamentos que vão capacitar o seu time de forma duradoura e impulsionar seus resultados. Essa é mais uma forma de tornar sua empresa mais competitiva

Outro ponto fundamental da capacitação é que, através dela, você pode manter seu time atualizado das novas práticas do mercado. Por exemplo, metodologias como o PDCA e SDCA exigem experiência para serem aplicadas corretamente. Esse seria um bom treinamento para ter uma equipe mais eficiente.

São inúmeros os desafios do competitivo mercado do século XXI. A capacidade de adaptação às mudanças deve ser uma competência profissional básica, é quase uma questão de sobrevivência. Não exite em investir nas boas práticas que colocarão sua empresa na frente. São essas atitudes que vão facilitar o gerenciamento da sua rotina e o impulsionamento de seus resultados e performance.

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