Check list de verdade para a definição de metas

por Ana Lima - 03/02/19 ⇠ Veja outros Posts

Quando lidamos com definição de metas, gestão e produtividade, uma simples – e conhecida! – ferramenta pode te ajudar: a checklist. Porém, hoje, você vai descobrir que o processo de definição de metas organizacionais vai muito além dessa ferramenta. 

Não iremos, aqui, ensinar como fazer uma lista de supermercado ou de revisão do carro. Na verdade, a intenção deste blog post é detalhar como a metodologia da checklist pode ser adaptada com sucesso ao universo organizacional, configurando uma excelente ferramenta a serviço da definição de metas. Confira.

Primeiro, você sabe mesmo o que é um checklist?

Tecnicamente falando, uma checklist (ou lista de checagem) é uma listagem previamente definida de itens a serem verificados. As checklists permitem o controle da execução de múltiplas tarefas, viabilizando uma aferição mais clara de cada uma delas. Para melhor organização, podemos dividir a cheklist em dois tipos:

Checklist de itens hierárquicos

Quando as tarefas são ordenadas exatamente na ordem em que devem ser executadas;

Checklist de itens aleatórios

Quando a ordem de execução das tarefas não importa. Nesse caso, a finalidade é apenas assegurar que nenhum dos itens seja esquecido. 

Ambos os tipos de checklists são eficazes para se evitar eventuais esquecimentos ou, mesmo, acidentes futuros. Portanto, a checklist funciona como método de prevenção de problemas. Essa metodologia é fundamental para a rotina de trabalho de qualquer profissional. Por exemplo: pilotos de avião têm a checklist incorporada aos procedimentos pré-decolagem. Cozinheiros adotam checklists para verificar os alimentos e utensílios necessários na execução de uma receita. Mas, e o gestor? Como pode incorporar o uso dessas listagens no processo de definição de metas?

Foco na definição de metas

Ora, a definição de metas faz parte do processo de planejamento de um projeto. A função “planejar” é a primeira das quatro funções básicas da Administração. Um gestor que não pratica a definição de metas e objetivos é como um piloto que não sabe o seu destino. Por esse motivo, podemos dizer que a definição de metas e objetivos é essencial para que o gestor saiba direcionar o trabalho de sua equipe. 

Para fazer isso, o gestor pode lançar mão da ferramenta checklist e fazer uma listagem clara e precisa de cada meta que pretende alcançar. Esse processo de listagem também ajudará a mensurar o sucesso de determinado projeto. Uma vez que cada meta é atingida e marcada como “check”, a equipe ficará mais motivada para atingir o próximo item da lista. Por isso, para ter uma equipe motivada, as metas precisam ser claras e atingíveis. 

Outra questão que surge quando falamos da importância da definição de metas e objetivos é que: Quando alguém define uma meta, define o trabalho que será desenvolvido por aquela empresa, logo, define como ela será conhecida do lado de fora do mercado. Sendo assim, pense muito bem na hora de elaborar as suas metas, deixe itens claros e atingíveis para a sua equipe. Quando essas metas forem atingidas, sua empresa será reconhecida por esse trabalho executado. Portanto, definir metas vai muito além de simplesmente ordenar tarefas. Quem define metas, define o futuro e o sucesso de uma empresa.

Definindo metas inteligentes com as perguntas certas

Você quer definir metas sem errar? Você deve fazer as perguntas certas. Por isso a metodologia 5W2H é tão importante. Com ela você pensa sobre todos os as pectos de uma meta. Alie isso com a metodologia de metas SMART, e você tem acesso a uma fórmula de sucesso.

A metodologia SMART trabalha metas com as seguintes características: S = Específica (no inglês, specific); M = Mensurável (no inglês, measurable); A= Atingível (no inglês, attainable); R= Relevante (no inglês, relevant); T = Temporal (no inglês, time based). O 5W2H te ajuda a chegar nesses atributos!

Planos de ação para alcançar essas metas

Quando você organiza mentalmente tudo aquilo que deve ser conferido para que suas metas sejam alcançadas, a chance de que você evite retrabalho e desperdício de recursos preciosos, como tempo e dinheiro, é muito maior, concorda? 

Uma vez que organizamos as metas, organizaremos o plano de ação para o alcance delas. Para isso, lançamos mão de metodologias mais “avançadas”, como a gestão integrada (que é a gestão de todos os departamentos de uma empresa, geralmente feita por meio de software. A finalidade é otimizar os processos e auxiliar a definição do planejamento estratégico).  

A elaboração dos planos de ação é uma etapa importante em consultorias empresariais e, também, pode ser encontrada em plataformas de gestão. 

Checklist para fixar planos de ação 

A situação é comum e você, certamente, já deve ter passado por ela algum dia: As tarefas sobrecarregam o seu time, as prioridades desaparecem em meio a uma montanha de e-mails não respondidos e os planos de ação iniciais ficam para trás, ou melhor, transformam-se em novas ações.

Temos aí um contratempo, pois, uma vez que as metas não são alteradas ao longo do ciclo, quanto mais planos de ação forem feitos e refeitos, mais longe estaremos de atingir essas metas.

Uma definição de metas claras e atingíveis

Para evitar esse tipo de problema, o gestor deve se atentar, principalmente, a dois aspectos: determinar metas claras e determinar metas atingíveis. Lembrar-se desses princípios permitirá que a checklist seja uma ferramenta muito melhor utilizada, uma vez que fará com que a equipe permaneça focada no atingimento dessas metas.

Se as metas não fossem claras e atingíveis, o gestor e toda sua equipe ficariam perdidos, tendo, a cada momento, um direcionamento diferente, concorda? Por isso, a checklist tem uma importante contribuição ao fazer com que a equipe permaneça focada em cumprir as metas propostas. Uma vez que a equipe sabe onde deve chegar, fica mais fácil estabelecer planos de ação para o atingimento dessas metas.

Outra importante questão a se levar em conta é que definir metas com clareza aumenta a motivação da sua equipe. O feedback fica facilitado, pois é mais fácil da equipe visualizar os resultados já alcançados, o que aumenta a motivação para continuar o trabalho.

Checklists no dia a dia 

Podemos fazer mil planos de ação diferentes, cancelar alguns deles e até criar outros, mas nossa meta não muda. É justamente em face dos acontecimentos atípicos do dia a dia da gestão que os benefícios da definição de metas despontam.

Em primeiro lugar, faça uso – mais uma vez – das checklists e agregue a elas alguns recursos manuseáveis e de fácil compreensão. Alguns dos recursos que você pode utilizar são os “post its”, as metodologias de planejamento de projetos, como o “scrum” e, claro, um dos inúmeros programas disponíveis no mercado que possibilitam o gerenciamento de tempo no escritório.

A partir daí, pegue a checklist: elimine, um a um, os itens, conforme a – nova – ordem de prioridade. Ao final, você certamente terá uma visão muito mais clara daquilo que foi feito. Lembre-se sempre: sem determinar o que é prioritário, fica impossível avaliar o resultado da sua redefinição do plano de ação.

O que a checklist tem a ver com gestão? 

Chegamos ao “X” da questão. É possível relegar todas as atividades relativas à gestão ao princípio da checklist? Em outras palavras, acionar o “piloto automático”? 

Não. Conforme dito anteriormente, a gestão vai muito além do uso de checklists. Para utilizar as checklists, o gestor deve estar consciente das metas que precisa alcançar. Precisa definí-las com clareza junto a sua equipe e, só então, lançá-las na checklist.

Um grande erro a ser evitado, nesse ponto, é inflar a lista de itens, incluindo alguns sem relevância, e, por isso, não entender, item por item, o que você considera devidamente checado. Cabe ao gestor raciocinar sobre a tarefa que acaba de ser realizada. Desse modo, a checklist poderá ser validada como instrumento de gestão.

Se você seguir essas dicas, saberá usar bem essa ferramenta e ela se tornará um exercício diário de foco e concentração. Isso fará com que você não se desvie das metas que deseja atingir e, ainda, ajudará a cumprir o prazo estipulado.

Modelo para a definição de metas

Certo! A essa altura você já deve estar se perguntando se, afinal de contas, não iremos demonstrar um exemplo de checklist que possa ser implementada no ambiente de trabalho. Na realidade, não existe um template ou fórmula de checklist para o mundo empresarial, pois as listas dependerão, em grande parte, da natureza do negócio.

No entanto, como você já pôde ver ao longo do artigo, devemos ter em mente uma linha lógica de raciocínio ao utilizarmos essa ferramenta no planejamento de um projeto. A chamada “quebra de tarefas” é essencial para que todos os membros da equipe permaneçam motivados e a checklist possa ser compreendida na sua totalidade, como uma grande rede de fatores encadeados entre si. Veja abaixo:

Título do Projeto: 

Data:

Equipe:

_______________________________ 

Planejamento 

(  ) Reunião de kick off do projeto 

(  ) Reunião de quebra de tarefas 

________________________________ 

Execução  – Ciclo mensal

( ) Reunião semanal

( ) Reunião mensal

________________________________ 

Controle 

( ) Reunião de feedback contínuo 

( ) Documentação  

Nesse exemplo, mostramos uma checklist de aspecto generalista, ou seja, que abrange as principais etapas de um gerenciamento de projetos, fazendo com que o gestor tenha uma melhor noção sobre os eventos necessários para se atingir as metas. Além disso, também servirá para manter a equipe disciplinada e centrada nos objetivos. Outra forma eficaz de adaptar as checklists para a gerência de projetos é por meio de questionários a serem respondidos com “Sim” ou “Não”. Veja:    

Fase inicial

( )  O projeto está alinhado à visão e filosofia da empresa que o financia? 

Planejamento

( )  O escopo do projeto chegou a ser detalhado e obteve consenso entre a equipe? 

Execução

( ) A equipe está, de fato, integrada e motivada para a realização das atividades?

Controle

( ) Os KPI’s, ou indicadores-chave de performance, foram definidos? 

Como você deve ter observado, uma checklist pode ser usada de várias formas, conforme as características do negócio. O melhor disso tudo é que, ao aplicá-la inteligentemente em suas metas, você se disciplina, ainda mais, para conquistá-las. Ainda não se convenceu? Conheça uma plataforma integrada de gestão que leva a metodologia da checklist para módulos que irão nortear as suas ações rumo ao sucesso.

Por fim, não basta definir metas incríveis, se você não tem um trabalho de controle de metas que funcione. A Mereo pode te ajudar com isso!

Ana Lima

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