Diagrama de Pareto e a priorização de problemas

por Ana Lima - 18/02/19 ⇠ Veja outros Posts

Os problemas existem e não podemos evitá-los. Se estivermos falando do ambiente corporativo então, podemos considerar ainda mais problemas e que, quase sempre exigem atuação rápida e precisa para solucioná-los. É aí que muitas vezes surge a dúvida: onde encontrar uma ferramenta que possa apoiar a priorização de problemas, da melhor forma? O Diagrama de Pareto pode ser a solução e estamos aqui para te falar mais sobre ele, e como ele ajuda no gerenciamento da rotina.

O que é Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é um gráfico de barras criado Joseph Moses Juran, a partir da Regra do 80/20, criada pelo sociólogo e economista italiano Vilfredo de Pareto. Esse diagrama ilustra que cerca de 80% dos eventos ocorrem por 20% de causas.

Vilfredo de Pareto chegou a Regra do 80/20 após observar que, de maneira geral, as situações se conectam com regra de que 20% de determinado causa, acaba sendo a razão de 80% dos resultados.

Um exemplo é que 80% das vendas de algumas grandes empresas, procedem de 20% dos seus clientes. Parece estranho? Mas faz muito sentido! Entenda como aplicar essa teoria na prática e prever situações para contorná-las!

Usando o Diagrama de Pareto nos negócios

A prova de que essa a Regra 80/20 é muito mais do que apenas uma teoria, está no fato de que ferramentas vêm sendo criadas para apoiar a gestão de processos, riscos e melhorias, nas empresas, baseadas nessa regra. Isso permite a execução da estratégia de forma direcionada.

Um exemplo é a prática do Seis Sigma, que se trata de uma ferramenta desenvolvida pela Motorola, que apoia a melhoria sistêmica dos processos, a fim de reduzir falhas. Assim, é possível atacar diretamente os pontos com maior potencial de impacto sobre os negócios, tendo uma direção clara de qual caminho seguir.

Afinal, é muito comum que diante da ocorrência de problemas, as pessoas tenham dificuldades racionalizar a situação para apontar as causas ou até mesmo, determinar os principais agravantes, quando o clima é tenso e a prioridade é reverter a situação.

É preciso que haja uma ferramenta que ilustre o cenário de maneira clara, não apenas apontando os problemas, mas priorizando-os de maneira assertiva e condizente com a realidade. Afinal, nem sempre o que é mais urgente é realmente importante. Enfim, é nessa hora que o Gráfico de Pareto apoia a resolução dos problemas.

O Diagrama de Pareto possibilita que você tenha ideias de soluções para os mais diversos problemas

Como fazer o Diagrama de Pareto para priorizar problemas

Vamos à prática? Pois é, toda essa teoria é muito bonita e interessante, mas acreditamos que o que você quer mesmo, a entender, na prática, como usar essa técnica para pôr fim nas situações que mais impactam negativamente o seu negócio. Então, entenda como criar o seu gráfico:

Defina o cenário a ser analisado

Faça uma reunião com todos os envolvidos. Levantam as situações que podem ser analisadas e juntos, definam qual priorizar. Isso dependerá do tipo de seu negócio, mas alguns exemplos são: analisar o aumento de gastos nos últimos meses, defeitos mais frequentes nos sistemas, etc.

Defina os padrões comparativos

Você precisará de insumo (informações) para poder gerar a análise. Por isso, é preciso que tenha dados relativos aos cenários que deseja avaliar. Custo, frequência, índice de ocorrência, enfim, são exemplos de padrões.

Determine o período a ser analisado

Defina junto ao time envolvido, o período que será analisado. Dependendo do cenário pode ser necessário um período maior (meses) ou menor (dias).

Levante as informações necessárias para sua análise

É preciso que você obtenha as informações do cenário escolhido para analisá-lo, como por exemplo, quantas vezes determinado evento ocorreu (frequência), qual custo, quantidade, etc. Muitas empresas erram ao ter uma quantidade excessiva de dados, mas ao realizar essa análise de dados não possuem processos direcionados.

Crie um controle das informações

Crie uma planilha ou alimente um sistema de gestão com essas informações, tendo colunas como: categorias/itens (coluna onde você colocará os problemas), quantidades individuais (de ocorrência, por exemplo) e percentual.

Organize essas informações

Coloque essas informações de forma organizada em um sistema de suporte à decisão ou planilha, em ordem decrescente na unidade que será comparada (por exemplo, se for comparar os itens com maior custo, coloque nas primeiras linhas, os itens de maior custo).

Liste os problemas na primeira coluna, considerando na primeira linha o que ocorreu com mais frequência, e assim por diante. Na segunda coluna coloque quantas vezes o problema ocorreu e na terceira a porcentagem de cada item em relação ao total. No exemplo abaixo, colocamos quantas vezes os projetos foram entregues com determinados problemas.

Crie o gráfico

Selecione as duas primeiras colunas e clique em Inserir > Inserir Gráfico de Estatística > Histograma > Pareto. Seu gráfico será gerado automaticamente:

Exemplos do diagrama de Pareto: demonstrando a Regra 80/20

Alguns fatos podem ilustrar melhor assertividade dessa teoria. Veja:

  • A Microsoft conclui que se corrigisse 20% de bugs mais relatados em seus sistemas, 80% dos problemas encontrados seriam solucionados;
  • Especialistas dizem que somente cerca 20% dos participantes de competições esportivas ganham 80% dos prêmios;
  • Profissionais de segurança avaliam que 20% dos perigos mapeados em determinado local, correspondem a 80% dos acidentes que ocorrem;
  • Estima-se que 80% da riqueza do mundo, está em poder de 20% da população;
  • 80% do território Italiano é de propriedade de 20% da população;
  • Instituições de ensino afirmam que 20% dos alunos possuem 80% das notas mais altas.

A teoria do 80/20 ajuda a decifrar quais itens têm maior probabilidade de ocorrer

Comece a aplicar o Diagrama de Pareto!

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta comprovada de eficiência no apoio a resolução de problemas, independentemente de qual seja o cenário. Por isso, aplique no seu negócio e observe os resultados.

Ter a direcionamento sobre de onde atuar, é o caminho certo para priorizar os problemas mais impactantes ou mais recorrentes, com a garantia de que as energias estão sendo concentradas no que trará melhorias ao processo/situação.

Enfim, a Lei de Pareto te ajuda mostrando o que realmente é urgente, por estar criando mais impactos. Assim, você pode atuar primeiro nessas causas.

Deixei aqui os seus comentários sobre o conteúdo! Fique à vontade para compartilhar conosco as suas dúvidas, sugestões e comentários. Você já usou o Diagrama de Pareto em sua empresa? Conte-nos a sua experiência!

Ana Lima

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