Workflow: como otimizar o seu tempo e recursos

por Ana Lima - 07/03/19 ⇠ Veja outros Posts

Convivemos com uma enorme quantidade de processos rotineiros no dia a dia das empresas. Entretanto, raramente paramos para analisar a eficiência dos fluxos de trabalho. Eles podem variar desde fluxos simples de compras, até fluxos mais críticos, como a contratação de funcionários especialistas. Por isso, o workflow tem muito a ajudar. Saiba mais!

O que é workflow?

Workflow é o nome dado a um fluxo de trabalho, definido pela sequência de passos necessários para concluir um processo, conforme regras definidas pelas políticas da empresa.

Esses processos podem ou não ser automatizados, mas a intenção do workflow é justamente permitir que a responsabilidade de cada passo de determinado fluxo, seja transmitido de uma pessoa para outra, com coerência. Por isso, cada vez mais as empresas têm aderido as ferramentas que possibilitem a automatização desse processo.

Vantagens da utilização do workflow

É muito importante que os fluxos de trabalho não sejam menosprezados na gestão de processos da empresa. Isso porque é comum que esses fluxos estejam relacionados a itens indispensáveis do dia a dia, podendo ocasionar a perda de informações essenciais e gastos desnecessários, se não levados a sério.

Com isso, podemos destacar algumas vantagens da utilização do workflow, como:

  • Maior garantia da qualidade das informações durante todo o fluxo;
  • Segurança nos dados tramitados;
  • Facilidade para acompanhar a evolução de um processo de aprovação;
  • Adequação para atender normas de Compliance;
  • Eficácia no direcionamento do fluxo, otimizando as decisões de negócio;
  • Mais visibilidade de papéis e responsabilidades;
  • Rastreamento de pendências com maior facilidade;
  • Facilidade para identificação de problemas no processo.

Como a Gestão do Workflow pode otimizar tempo e recursos

De maneira prática, o termo Gestão de Workflow pode ser descrito como um circuito de validação de tarefas a serem realizadas entre os diferentes atores de um processo completo; com prazos a respeitar e indicadores de validação.

Além disso, o Workflow visa fornecer a cada participante do fluxo, as informações necessárias para a realização de determinada tarefa; garantindo que os dados corretos sejam coletados através de campos de preenchimento.

Com essa gestão, haja muitos ou poucos processos, é possível economizar recursos e evitar gastos desnecessários, contribuindo para evitar os chamados “gargalos”. Da mesma forma, a coleta dos dados permite que a empresa tenha acesso a dados históricos dos processos, facilitando a tomada de decisões quanto às ações futuras e garantindo mais segurança no processo.

Com um fluxo bem definido, é possível alcançar mais sucesso na execução do processo de todo negócio

Ferramentas de Workflow

Para fazer todos esses processos “rodarem” de maneira efetiva no campo organizacional, os softwares entram em cena. Inicialmente é preciso que haja uma definição de escopo, alinhada com a área responsável pelo fluxo e a área de Compliance, se houver.

Assim, são definidos todos os detalhes para que o fluxo aconteça, como os gestores os papéis de cada aprovador, as etapas do fluxo, os prazos de cada tarefa e os responsáveis. Assim, os fluxos poderão ser desenvolvidos ou configurados na ferramenta.

A Mereo e a Gestão de Workflow

A Mereo atua na melhoria de desempenho das empresas através do alinhamento entre os processos do dia a dia e os objetivos estratégicos das mesmas, atuando em 2 níveis:

  • Na fase de definição e desenho de todo o fluxo dos processos;
  • Na informatização, através do novo Módulo Gestão de Workflows, de acordo com as atividades de cada empresa.

Para exemplificar a efetividade da nossa ferramenta e a amplitude de aplicações, veja alguns exemplos de processos que podem ser aprimorados com a automatização através do módulo da Mereo:

  • Solicitação de vagas;
  • Desligamento de funcionário;
  • Autorização de compras;
  • Abertura de chamados;
  • Alateração funcional;
  • Relato de anomalias;
  • Aprovação de pedidos comerciais; e muito mais!

Os benefícios do worflow

Athila, sócia da Mereo, destaca que além da economia de recursos, a ferramenta de gestão proporciona uma incrível economia de tempo nas empresas: “Hoje as empresas sempre buscam produzir mais com menos recursos, para sobreviveram em meio a competitividade e, assim, gerenciar cada processo por menor que ‘pareça ser’, se torna essencial.”.

Vantagens obtidas com o investimento em uma plataforma de Gestão de workflow:

  • Maior visibilidade dos gastos envolvidos em processos paralelos;
  • Controle do tempo com maior agilidade no recebimento e execução de tarefas;
  • Menor dependência de pessoas nos processos;
  • Inteligência através da geração de indicadores para gestão garante maior acompanhamento de projetos em curso, com estimativa de custos, tempo e datas limites;
  • Redução de custos através da otimização de processos;
  • Aumento da produtividade e redução de perdas;
  • Garantia de rastreabilidade de processos, com mais facilidade e eficiência.

Apesar de o processo de geração de fluxos de workflow ser executado manualmente, é no contexto digital que a mágica acontece, pois, dessa forma, um software de gestão de workflow acaba sendo mais do que uma ferramenta de integração departamental, ajudando a garantir que cada tarefa será executada pela pessoa apropriada e no momento certo.

A Mereo te ajudar a aplicar o Workflow na sua empresa, da melhor forma!

Acabamos de lançar o Gestão de Workflow: um novo módulo que faz parte da Plataforma Integrada de Mereo e foi desenvolvido para facilitar a gestão dos fluxos diários, dentro da organização, contribuindo com as atividades do time e o sucesso da organização.

Se você quiser conhecer mais sobre este módulo e agendar uma demonstração fale conosco, teremos muito prazer em esclarecer as suas dúvidas! Além disso, contribua com o nosso conteúdo: registre aqui os seus comentários, dúvidas e sugestões sobre o tema!

Ana Lima

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