Folha de verificação: 5 passos para aplicá-la em sua empresa

por Gabriela Figueiredo - 01/04/19 ⇠ Veja outros Posts

Certamente você já ouviu falar das 7 Ferramentas da Qualidade, não é? A Folha de Verificação é um componentre importantíssimo dentro de um conjunto de processos de melhoria e otimização da rotina.

A gestão da qualidade em conjunto com sistemas de gestão, permite melhorias consideráveis nos processos das empresas.

Elas são utilizadas para mensurar e analisar os procedimentos das organizações e auxiliar na localização dos problemas que possam interferir no desempenho e no resultado das empresas e a partir disso propor soluções para os mesmos.

Veja como aplicar a folha de verificação na sua rotina, coletar dados relevantes e ter resultados satisfatórios.

Folha de Verificação: uma das principais ferramentas de gestão de qualidade

Mas afinal, o que é Folha de Verificação?

A “folha de verificação” são formulários planejados para padronizar e facilitar a coleta de dados específicos e a organização dos mesmos de forma fácil e concisa.

Também são conhecidos como lista de verificação, checklist, ou lista de recolhimento de defeitos, embora sua função seja bem mais ampla do que essas.

O modelo para criação desta planilha é particular a cada atividade ou empresa, portanto não existe um padrão pré-definido a ser seguido, embora hajam maneiras de torná-lo mais assertivo, como veremos mais adiante.

Aonde aplicar a Folha de Verificação?

A Folha de Verificação pode ser usada em diversos processos, entre eles:

  •  Localizar e causa de defeitos;
  • Contagem de quantidades;
  • Determinar a frequência de situações;
  • Tipos de reclamações;
  • Distribuição do processo de produção.

A importância de utilizar a metodologia

Ao registrar as informações, a ferramenta possibilita tanto uma rápida percepção da realidade como também uma análise posterior mais clara e aprofundada da situação da empresa, permitindo assim diminuir os erros e confusões.

A Folha de Verificação é capaz de questionar processos e diagnosticar se há variações neles.

Desta maneira, a empresa adquiri uma padronização das informações que permite traçar mais objetivamente e com maior confiabilidade o seu plano de ação.

Cinco passos para aplicar a Folha de Verificação

1- Defina o objetivo da coleta de dados

Primeiramente é preciso definir exatamente o que você deseja observar. Por exemplo: se uma ação foi concluída como deveria ou se há defeitos em determinado produto.

Depois disso você saberá identificar a causa raiz da questão a ser trabalhada.

A partir disso trace as perguntas que devem ser respondidas e as decisões que devem ser tomadas.

2- Escolha o tipo de Folha de Verificação

Esta etapa é fundamental, pois se não tiver a folha correta, você pode acabar tendo uma “análise falsa˜, ou seja, ser capaz de interpretar um dado, mas não ter o que fazer com ele.

3- Conscientize para a coleta

Forneça para a equipe envolvida todas as informações que possam contribuir para a variação nos resultados, como data, como será feita a coleta, onde, hora, operador, número do lote e etc.

Deixe claro para as pessoas que esse é um processo muito importante e que eles possuem liberdade total de sugerir ideias para melhorar os procedimentos.

4- Construa um formulário simples e claro

Elabore um formulário claro e fácil de manusear. Certifique-se que todas as colunas estão devidamente tituladas e que existe espaço suficiente para registrar as informações.

Após essa elaboração, não se esqueça de inserir a pessoa responsável pela coleta de dados e deixa-la ciente do objetivo da verificação.

5- Teste antes de colocar em prática

Para não correr o risco de ter a Folha de Verificação não funcionando conforme pretendido, teste-a em uma situação ao vivo antes de coloca-la em prática para valer.

Quais as vantagens da Folha de Verificação

Por se tratar de uma ferramenta de gestão de qualidade em processos, sendo utilizada de maneira correta, a metodologia geralmente é benéfica para as empresas.

Confira abaixo algumas vantagens que ela apresenta:

  • Atividade de simples aplicabilidade;
  • Identifica as causas dos problemas e a frequência;
  • Otimiza tempo na busca por dados concretos;
  • Os resultados são registrados no momento que ocorrem;
  • Busca constante por melhorias com base em um arquivo de fácil preenchimento e visualização;
  • Permite uma investigação mais profunda capaz de traçar soluções para os problemas;
  • Relaciona-se com a maioria das ferramentas de qualidade, como o Diagrama de Pareto;

E aí, está pronto para aplicar a Folha de Verificação e descobrir quais processos pode otimizar em sua empresa? Conta pra gente o que achou do artigo nos comentários abaixo.

Gabriela Figueiredo

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