O que ninguém te contou sobre o ciclo PDCA

Hoje com a internet, nós podemos buscar informações de todos os lugares. E não é uma tarefa difícil encontrarmos definições e maneiras de empregar o método PDCA.

Mas o que ninguém realmente te conta é como aplicar o ciclo PDCA da forma exata e sem erros. Então se prepare para saber o que ninguém nunca te contou sobre essa metodologia. 

Com esse post, você vai conseguir gerar resultados efetivos utilizando a metodologia PDCA e elevar o patamar da sua empresa. 

 

Origem do método PDCA

O método PDCA foi criado por Walter A. Shewart, na década de 20, mas ele se tornou conhecido quando William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade, espalhou o conceito pelo mundo. 

Por esse motivo, a partir da década de 1950, o ciclo PDCA ficou conhecido também como o Ciclo Deming.

 

O que é PDCA?

O PDCA é muito utilizado nas empresas como um método para análise e solução de problemas. Ele proporciona uma sequência lógica e possibilita o aumento do conhecimento dos gestores, tornando mais efetiva a tomada de decisão.  

Muitas das novas metodologias aplicadas hoje utilizam alguns conceitos do PDCA, como o SCRUM e o Design Thinking. Além disso, o método PDCA tem como propósito aumentar o conhecimento de uma pessoa sobre determinado problema. 

 

Mas como o ciclo PDCA promove o crescimento das pessoas?  

O método PDCA propõe o seguinte: 

1. O ser humano só cresce quando é DESAFIADO! 
2. A META é o que promove o desafio! 
3. Para garantir o alcance da META é necessário que as pessoas busquem CONHECIMENTO! 
4. Cada pessoa tem uma CAPACIDADE diária de absorção do conhecimento! 
5. O método PDCA é o caminho para desenvolver essa capacidade! 
6. O método PDCA é o caminho para alcançar a META! 

Entenda os detalhes de cada etapa do ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um método cíclico dividido em quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act (Agir).  

Para o funcionamento correto desse processo ciclico, é preciso “rodar o PDCA”, ou seja: 

• Planejar a melhor forma de solucionar um problema, identificando as suas características e causas. E montar um plano de ação para alcançar uma meta; 
• Executar as ações estabelecidas no plano de ação sempre educando e treinando o pessoal; 
• Controlar os resultados obtidos, medir e acompanhar o indicador eleito através do tempo; 
• Agir para padronizar as ações, caso a meta tenha sido alcançada. Mas se isso não ocorreu, o ideal é corrigir os erros através de um “novo giro do PDCA”, caso os resultados não tenham sido como os esperados. 

ETAPA 1 – PLAN (Planejar) 

A etapa de planejamento do ciclo PDCA é a mais importante. Com ela é possível definir os problemas a serem solucionados ou os novos objetivos a serem alcançados.

Acima de tudo, é fundamental que o planejamento seja bem executado, pois caso contrário, as próximas etapas serão prejudicadas e você não conseguirá alcançar o resultado desejado. Por isso, o que ninguém te conta é que é preciso seguir 4 fases da etapa de planejamento. Veja só: 

 

Fase 1. Identificando o Problema e estabelecendo a Meta 

O objetivo final de todas as áreas da empresa é: “Melhorar os Resultados”. E melhorar os Resultados é Atingir Metas! Mas para atingir metas precisamos vencer os obstáculos e resolver todos os problemas que impedem a melhoria dos Resultados em nossa área.  

Uma meta é um conjunto de três fatores: 

• Objetivo (o que fazer?) 
• Valor (quanto fazer?) 
• Prazo (quando ou até quando fazer?) 

Para definirmos uma Meta para o Indicador de Desempenho, devemos avaliar seu histórico e propor um desafio que pode ser: a melhor prática já alcançada, a segunda melhor prática, a média ou outro valor externo, se necessário.  

Resumindo a primeira fase do planejamento: 

Passo 1: Definir o que precisa ser melhorado (qual o problema?); 
Passo 2: Definir como medir e acompanhar o problema (Indicador)?  
Passo 3: Definir qual será o desafio a superar (qual a Meta?);  

Fase 2. Localizando o problema 

Em seguida, depois de identificarmos o problema, precisamos analisar onde ele se localiza de forma estruturada e analítica.  

A localização exata do problema ajuda a identificar as causas da sua ocorrência na fase seguinte. Para isso precisamos definir quais são os principais fatores que influenciam o problema.                

Podemos fazer os seguintes desdobramentos/aberturas: 

• Por Região;
• Por Tempo (hora, dia,mês, turno);
• Por Sintoma(defeito, ocorrência); 
• Por Produto; 
• Por Outros Fatores (processo, volume, preço, etc); 

E para realizar uma análise eficaz, é fundamental ter sistemas inteligentes e estruturados de dados que forneçam informações para tomada de decisão. Sendo assim, várias ferramentas são utilizadas para a esta análise, como a Análise do Histórico, a Tabela de Estratificação e a Análise de Pareto. 

INVESTIGAÇÃO detalhada: 

• Quando o problema costuma ocorrer?  
• Onde ele costuma ocorrer? 
• Com que tipo de material ele ocorre? 
• Como ele ocorre? 
• Existe outro fator que influi no problema? 

 Fase 3. Análise das Causas do Problema  

A fase 3 do planejamento do ciclo PDCA consiste em realizar uma boa análise de causas. Isso só será possível com o envolvimento de todos os conhecedores do problema na busca da causa fundamental. 

E para analisar as causas do problema, podemos utilizar duas técnicas: o Brainstorming e o Diagrama “Espinha de Peixe”. 

1. BRAINSTORMING (Tempestade de Idéias) 

     O brainstorming é uma técnica muito eficaz que se realiza da seguinte maneira: 

• Reúna as pessoas que podem ajudar a resolver o problema;
• Explique o problema;
• Peça a todos que pensem nas possíveis causas do problema; 
• Distribua papéis ou post-it para todos; 
• Peça para que todos anotem o máximo de causas que eles pensaram; 
• Reúna as idéias e deixe tudo organizado num diagrama “Espinha de Peixe”. 
  
  

Fique atento as 6 Regras do Brainstorming: 

1. Anote todas as idéias 
2. Todos devem participar 
3. Não critique as idéias 
4. Uma idéia de cada vez
5. Estimule muitas idéias 
6. Considere idéias extravagantes 
   
   

MAS MUITA ATENÇÃO: Nesta etapa, buscamos as causas do problema e não as soluções.  

 2. Diagrama de Ishikawa

A reunião de brainstorming para a identificação das causas dos problemas irá gerar várias ideias. Por isso, é preciso organizar estas ideias para não perdermos o foco de atuação.

Para tanto, podemos utilizar o de diagrama de ishikawa, da seguinte forma: 

Fase 4. Elaboração do Plano de Ação 

Para a fase 4 do planejamento do PDCA, você deve elaborar um plano de ação. Uma meta crítica deve ter o formato mais completo para um plano de ação, especificando como a meta será atingida. 

Sendo assim, todo plano de ação deve ser focado nas causas fundamentais e ter prazo e responsáveis bem definidos. Para isso, você deve:

• Discutir as medidas possíveis e definir as mais adequadas para eliminar as causas fundamentais;
• São importantes as medidas eficazes, simples, de baixo custo e que são compatíveis com os prazos das metas;
• Elaborar o plano de ação 
• Um plano de ação deverá conter as medidas prioritárias e suficientes para se atingir uma meta;
• Não podemos preencher o plano com intenções; 
• Somente insira as ações que estão sob a autoridade do gestor.

 

ETAPA 2: DO (Executar) 

Agora sim, devemos colocar em execução as ações planejadas na primeira etapa. O Plano de Ação é que põe a gestão e essa etapa em movimento! 

Para ganharmos o jogo é preciso executar as ações, sistematicamente.

Sem o prazo e a execução correta das ações planejadas, não há a possibilidade do resultado melhorar.

Sendo assim, os responsáveis por cada ação devem estar capacitados e cientes dos prazos para executar o plano da melhor forma.

 

ETAPA 3: CHECK (Checar) 

Nesta etapa verificamos  se as metas foram alcançadas no prazo estabelecido. Caso os resultados não forem alcançados o será preciso revisar o planejamento, ou seja, refletir e definir novas AÇÕES. 

 

ETAPA 4 : ACT (Agir Corretivamente) 

Caso as metas foram atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas. 

Para auxiliar no processo de reflexão sobre o alcance de nossas metas vamos utilizar a ferramenta Relatório de 3 Gerações. 

O Relatório 3G visa identificar: 

1º O cumprimento e resultado de cada ação planejada (PASSADO);  

2º Se o Resultado alcançado com todas as Ações foi suficiente para atingir a Meta (PRESENTE);  

3º Quais os Pontos Problemáticos que impedem o alcance da Meta (PRESENTE); 

4º Quais as contramedidas necessárias para que a meta seja alcançada (FUTURO). 

 

E o ciclo do PDCA acaba aqui? Não! 

Como o próprio nome já diz, esse é um ciclo de melhoria contínua. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Isso porque, sempre haverá problemas e melhorias a serem feitas em uma organização. Portanto, nunca se esqueça de sempre garantir um tempo especial para a etapa de planejamento desse método. Pois é com ela que garantimos o sucesso de todo o ciclo. 

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