Hoje com a internet, nós podemos buscar informações de todos os lugares. E não é uma tarefa difícil encontrarmos definições e maneiras de empregar o método PDCA.
Mas o que ninguém realmente te conta é como aplicar o ciclo PDCA da forma exata e sem erros. Então se prepare para saber o que ninguém nunca te contou sobre essa metodologia.
Com esse post, você vai conseguir gerar resultados efetivos utilizando a metodologia PDCA e elevar o patamar da sua empresa.
Origem do método PDCA
O método PDCA foi criado por Walter A. Shewart, na década de 20, mas ele se tornou conhecido quando William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade, espalhou o conceito pelo mundo.
Por esse motivo, a partir da década de 1950, o ciclo PDCA ficou conhecido também como o Ciclo Deming.
O que é PDCA?
O PDCA é muito utilizado nas empresas como um método para análise e solução de problemas. Ele proporciona uma sequência lógica e possibilita o aumento do conhecimento dos gestores, tornando mais efetiva a tomada de decisão.
Muitas das novas metodologias aplicadas hoje utilizam alguns conceitos do PDCA, como o SCRUM e o Design Thinking. Além disso, o método PDCA tem como propósito aumentar o conhecimento de uma pessoa sobre determinado problema.
Mas como o ciclo PDCA promove o crescimento das pessoas?
O método PDCA propõe o seguinte:
- O ser humano só cresce quando é DESAFIADO!
- A META é o que promove o desafio!
- Para garantir o alcance da META é necessário que as pessoas busquem CONHECIMENTO!
- Cada pessoa tem uma CAPACIDADE diária de absorção do conhecimento!
- O método PDCA é o caminho para desenvolver essa capacidade!
- O método PDCA é o caminho para alcançar a META!
Entenda os detalhes de cada etapa do ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um método cíclico dividido em quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act (Agir).
Para o funcionamento correto desse processo ciclico, é preciso “rodar o PDCA”, ou seja:
- Planejar a melhor forma de solucionar um problema, identificando as suas características e causas. E montar um plano de ação para alcançar uma meta;
- Executar as ações estabelecidas no plano de ação sempre educando e treinando o pessoal;
- Controlar os resultados obtidos, medir e acompanhar o indicador eleito através do tempo;
- Agir para padronizar as ações, caso a meta tenha sido alcançada. Mas se isso não ocorreu, o ideal é corrigir os erros através de um “novo giro do PDCA”, caso os resultados não tenham sido como os esperados.
ETAPA 1 – PLAN (Planejar)
A etapa de planejamento do ciclo PDCA é a mais importante. Com ela é possível definir os problemas a serem solucionados ou os novos objetivos a serem alcançados.
Acima de tudo, é fundamental que o planejamento seja bem executado, pois caso contrário, as próximas etapas serão prejudicadas e você não conseguirá alcançar o resultado desejado. Por isso, o que ninguém te conta é que é preciso seguir 4 fases da etapa de planejamento. Veja só:
Fase 1. Identificando o Problema e estabelecendo a Meta
O objetivo final de todas as áreas da empresa é: “Melhorar os Resultados”. E melhorar os Resultados é Atingir Metas! Mas para atingir metas precisamos vencer os obstáculos e resolver todos os problemas que impedem a melhoria dos Resultados em nossa área.
Uma meta é um conjunto de três fatores:
- Objetivo (o que fazer?)
- Valor (quanto fazer?)
- Prazo (quando ou até quando fazer?)
Para definirmos uma Meta para o Indicador de Desempenho, devemos avaliar seu histórico e propor um desafio que pode ser: a melhor prática já alcançada, a segunda melhor prática, a média ou outro valor externo, se necessário.
Resumindo a primeira fase do planejamento:
Passo 1: Definir o que precisa ser melhorado (qual o problema?);
Passo 2: Definir como medir e acompanhar o problema (Indicador)?
Passo 3: Definir qual será o desafio a superar (qual a Meta?);
Fase 2. Localizando o problema
Em seguida, depois de identificarmos o problema, precisamos analisar onde ele se localiza de forma estruturada e analítica.
A localização exata do problema ajuda a identificar as causas da sua ocorrência na fase seguinte. Para isso precisamos definir quais são os principais fatores que influenciam o problema.
Podemos fazer os seguintes desdobramentos/aberturas:
- Por Região;
- Por Tempo (hora, dia,mês, turno);
- Por Sintoma(defeito, ocorrência);
- Por Produto;
- Por Outros Fatores (processo, volume, preço, etc);
E para realizar uma análise eficaz, é fundamental ter sistemas inteligentes e estruturados de dados que forneçam informações para tomada de decisão. Sendo assim, várias ferramentas são utilizadas para a esta análise, como a Análise do Histórico, a Tabela de Estratificação e a Análise de Pareto.
INVESTIGAÇÃO detalhada:
- Quando o problema costuma ocorrer?
- Onde ele costuma ocorrer?
- Com que tipo de material ele ocorre?
- Como ele ocorre?
- Existe outro fator que influi no problema?
Fase 3. Análise das Causas do Problema
A fase 3 do planejamento do ciclo PDCA consiste em realizar uma boa análise de causas. Isso só será possível com o envolvimento de todos os conhecedores do problema na busca da causa fundamental.
E para analisar as causas do problema, podemos utilizar duas técnicas: o Brainstorming e o Diagrama “Espinha de Peixe”.
1. BRAINSTORMING (Tempestade de Idéias)
O brainstorming é uma técnica muito eficaz que se realiza da seguinte maneira:
- Reúna as pessoas que podem ajudar a resolver o problema;
- Explique o problema;
- Peça a todos que pensem nas possíveis causas do problema;
- Distribua papéis ou post-it para todos;
- Peça para que todos anotem o máximo de causas que eles pensaram;
- Reúna as idéias e deixe tudo organizado num diagrama “Espinha de Peixe”.
Fique atento as 6 Regras do Brainstorming:
- Anote todas as idéias
- Todos devem participar
- Não critique as idéias
- Uma idéia de cada vez
- Estimule muitas idéias
- Considere idéias extravagantes
MAS MUITA ATENÇÃO: Nesta etapa, buscamos as causas do problema e não as soluções.
2. Diagrama de Ishikawa
A reunião de brainstorming para a identificação das causas dos problemas irá gerar várias ideias. Por isso, é preciso organizar estas ideias para não perdermos o foco de atuação.
Para tanto, podemos utilizar o de diagrama de ishikawa, da seguinte forma:
Fase 4. Elaboração do Plano de Ação
Para a fase 4 do planejamento do PDCA, você deve elaborar um plano de ação. Uma meta crítica deve ter o formato mais completo para um plano de ação, especificando como a meta será atingida.
Sendo assim, todo plano de ação deve ser focado nas causas fundamentais e ter prazo e responsáveis bem definidos. Para isso, você deve:
- Discutir as medidas possíveis e definir as mais adequadas para eliminar as causas fundamentais;
- São importantes as medidas eficazes, simples, de baixo custo e que são compatíveis com os prazos das metas;
- Elaborar o plano de ação
- Um plano de ação deverá conter as medidas prioritárias e suficientes para se atingir uma meta;
- Não podemos preencher o plano com intenções;
- Somente insira as ações que estão sob a autoridade do gestor.
ETAPA 2: DO (Executar)
Agora sim, devemos colocar em execução as ações planejadas na primeira etapa. O Plano de Ação é que põe a gestão e essa etapa em movimento!
Para ganharmos o jogo é preciso executar as ações, sistematicamente.
Sem o prazo e a execução correta das ações planejadas, não há a possibilidade do resultado melhorar.
Sendo assim, os responsáveis por cada ação devem estar capacitados e cientes dos prazos para executar o plano da melhor forma.
ETAPA 3: CHECK (Checar)
Nesta etapa verificamos se as metas foram alcançadas no prazo estabelecido. Caso os resultados não forem alcançados o será preciso revisar o planejamento, ou seja, refletir e definir novas AÇÕES.
ETAPA 4 : ACT (Agir Corretivamente)
Caso as metas foram atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.
Para auxiliar no processo de reflexão sobre o alcance de nossas metas vamos utilizar a ferramenta Relatório de 3 Gerações.
O Relatório 3G visa identificar:
1º O cumprimento e resultado de cada ação planejada (PASSADO);
2º Se o Resultado alcançado com todas as Ações foi suficiente para atingir a Meta (PRESENTE);
3º Quais os Pontos Problemáticos que impedem o alcance da Meta (PRESENTE);
4º Quais as contramedidas necessárias para que a meta seja alcançada (FUTURO).
E o ciclo do PDCA acaba aqui? Não!
Como o próprio nome já diz, esse é um ciclo de melhoria contínua. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Isso porque, sempre haverá problemas e melhorias a serem feitas em uma organização. Portanto, nunca se esqueça de sempre garantir um tempo especial para a etapa de planejamento desse método. Pois é com ela que garantimos o sucesso de todo o ciclo.
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Athila Machado
Co-fundador, Diretor Comercial e de Operações da Mereo. Responsável pelo contato com os clientes e gestão do time de consultores. Formado em Administração de Empresas, traz em sua trajetória larga experiência em modelos de gestão.
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