Otimização de processos: caminho sem volta para qualidade e produtividade

por Ana Lima - 18/03/19 ⇠ Veja outros Posts

otimização de processos é o principal recurso buscado pelas empresas para garantir excelência ao produto final ou na prestação de seu serviço.

Ela reduzi erros e desperdício na produção, e quando se trata de um fluxo de trabalho, permite que ele chegue ao final de forma mais sustentável.

O maior desafio nessa área é reunir informações relevantes para tomada de decisão:

  • quais processos precisam ser otimizados?
  • quais outros precisam ser eliminados?
  • é necessário implantar algum processo para melhor qualidade do produto ou serviço?
  • como mapear o impacto desse processo na produtividade das pessoas?

Assim, seguindo os passos que vamos apresentar nesse artigo, será possível montar um planejamento estratégico das ações para otimização de processos na sua empresa. 

O que é otimização de processos?

Otimização de processos é a implantação de melhorias na empresa. Não há segredo no conceito. O objetivo é buscar a redução e eliminação de desperdícios e erros, bem como dificuldades enfrentadas. Com isso é possível melhorar o tempo de resposta de uma máquina, ou a tomada de decisão/ação de uma pessoa, por exemplo. Isso traz eficiência a ponto de aumentar a qualidade e produtividade do serviço prestado ou do produto fornecido.

Como otimizar processos? 

É necessário seguir um planejamento de ações muito bem definidos para iniciar a análise e implementação da otimização de processos na empresa e conseguir fazer com as adequações sejam mantidas e constantemente melhorados. 

As etapas a serem seguidas são: 

1- Mapeamento 

A primeira atitude a ser tomada é buscar informação. Identificar quais são os processos existentes na empresa: 

  • Processo administrativo; 
  • Processo de aquisição de insumos; 
  • Processo de produção, etc. 

Com isso, analisá-los primeiramente de forma independente. Busque os gargalos de cada um. Num segundo momento, posterior a análise individual, faça interação entre todos os processos para verificar pontos deficientes na dinâmica entre eles. 

Olhando para cada processo, você pode montar um fluxograma respondendo, por exemplo, as seguintes perguntas: 

  1. Qual o objetivo deste processo? 
  2. Qual o fluxo de execução dele?
  3. Quais os setores da empresa estão envolvidos?
  4. Quantas pessoas estão envolvidas?

Coleta de dados

Então, após esse mapeamento, é necessário que sejam coletados dados e indicadores, de cada etapa do processo, para que sejam avaliados. 

Dados como: 

  • Relatório de vendas; 
  • Pesquisa de satisfação do cliente; 
  • Relatório de custo de produção, etc. 

Com base nessas informações, fica fácil! Aonde a empresa tem maior perda de produtividade (com desperdício de tempo e ociosidade de mão-de-obra, por exemplo)? E de qualidade (com a entrega de um produto desconforme ou insumos e investimentos inadequados)?

2- Identificação 

Na fase de mapeamento você apenas coleta todas as informações disponíveis para então, na fase de identificação, fazer a análise desses dados. 

Aqui é necessário fazer uma análise crítica sobre cada etapa do processo afim de identificar as falhas e desperdícios existem nele. 

Falhas de: 

  • Execução; 
  • Entrega do produto; 
  • Comunicação (com o cliente, fornecedores ou entre a equipe)etc; 

Desperdícios de: 

  • Tempo;
  • Material;
  • Mão-de-obra;
  • Tecnologias (quando subutilizadas), etc. 

Agora é hora de criar um plano de ação. Aponte quais são as melhorias necessárias para eliminar ou reduzir essas falhas e desperdícios. Crie processos de brainstorm e mapeamento de metodologias que podem te ajudar nessae caminho. 

Essas melhorias podem ser feitas com a retirada de etapas do processo que estão apenas gerando burocracia sem agregar vantagens. Ao mesmo passo, é possível aperfeiçoar outras etapas focando em menor desperdício e agilidade, ou na implantação de sistemas de suporte. 

Em alguns casos, durante a identificação do método a ser utilizado, é necessário fazer apenas a retirada de uma etapa ou, acrescentar outra. Uma outra opção é mesclar todas as possibilidades. Essa decisão é tomada com base na análise feita dos dados obtidos na fase de mapeamento.

Envolva as pessoas nesse processo

Para auxiliar nessa tomada de decisão é importante envolver as pessoas que estão diretamente envolvidas nele e analisar, com eles, quais pontos precisam ser melhorados e se perguntar: 

  1. Está sendo usado todos os recursos disponíveis?
  2. As pessoas envolvidas possuem as competências necessárias para desempenhar sua função?
  3. Existe alguma etapa desnecessária no processo?
  4. Quais as tecnologias disponíveis no mercado para otimizá-lo?
  5. Essa tecnologia vai trazer melhor custo x benefício?

3- Implementação 

Após verificar todos os problemas, identificar os pontos que precisam ser melhorados e as ações que serão tomadas para otimização dos processos, é necessário passar para a etapa de implementação dessas medidas. 

Essa etapa, na maioria das vezes, é a que demanda mais tempo de execução, pois dependendo das mudanças a serem feitas, será necessário o investimento de mais recursos como capacitação de pessoal, contratações, compra de equipamentos ou softwares de gestão. Além de mudança na logística da empresa, nos fornecedores de insumos, etc. 

Essas mudanças precisam ser bem planejadas para não interferir de forma negativa no processo. 

Para isso, é importante que cada setor esteja informado das medidas que precisam ser adotadas afim de que as mudanças desenhadas ocorram conforme planejado. 

Isso é facilitado, quando as equipes dos setores já participaram das etapas de mapeamento e/ou de identificação. Por isso, também, a importância de envolve-los na otimização de processos da empresa. 

4- Monitoramento 

Após a implementação das mudanças e confirmada sua eficiência, é necessário criar um sistema de monitoria dos processos para garantir que as mudanças implementadas continuem sendo executadas. 

Nesse sentido, caso a empresa não tenha, faz-se necessária a criação de um setor ou departamento exclusivamente dedicadmonitoria desses processos. Isso pode ser interno às áreas ou não. Ou feito por meio de um comitê.

Isso porque, muitas vezes no dia-a-dia do trabalho, as pessoas têm outras atribuições que as impedem de identificar desvios ocorridos. Ou muitas vezes acabam caindo em costumes antigos ou ignorem alguma fase do processo. 

A monitoria funciona também como termômetro, que vai medir quando um processo ou etapa precisa passar por uma nova otimização. Adicionalmente, essa fase é contínua e permanente dentro da empresa, pois sempre existe algo para ser melhorado. Vale a pena entender o processo do ciclo PDCA para analisar esse processo contínuo.

Quais as vantagens da otimização de processos? 

No momento que você decide parar para analisar quais os processos existentes na sua empresa e como pode otimizá-los, por si só, já é uma melhoria empregada, e quando aplica os métodos para otimização dos processos, várias são a vantagens colhidas.

Redução de custos 

Durante a análise dos processos, muitos desvios podem ser identificadosUm desses desvios é a utilização inadequada de recursos que acabam gerando desperdícios de tempo, material ou mão-de-obra. Qualquer tipo de desperdiço e falhas geram custo para a empresa.  

Corrigi-los através da otimização de processos acaba gerando, entre outras coisas, uma redução nesses custos 

Otimização do tempo 

Algumas etapas do processo podem ser otimizadas para reduzir o tempo de execução ou de entrega do serviço ou produto, por exemplo. 

Tempo é um recurso escasso para qualquer empreendedor, então, conseguir ferramentas para otimizá-lo vai ser um diferencial na sua empresa.

Aumento na qualidade dos serviços e produtos 

Inevitavelmente, a qualidade do produto entregue ao cliente é superior quando os processos dentro da empresa estão alinhados, otimizados e seguindo seu fluxo, sem desperdício de tempo nem falhas de execução.

Satisfação do cliente 

A satisfação do cliente, um dos valores de qualquer empresa, também é potencializado com o aumento da qualidade do produto ou serviço entregue com a otimização do processo. 

Isso, além de fidelizar o cliente, acaba gerando mais valor para empresa no mercado.

Satisfação dos funcionários 

Buscar otimização de processos da empresa traz vantagens não só para o dono dela e para o cliente, mas também, para os funcionários que acabam se sentido mais valorizados seja por fazerem parte da etapa de mapeamento e identificação da otimização dos processos, seja pelas melhorias no seu ambiente de trabalho ou na execução dos serviços. 

Com isso, é possível perceber a importância do mapeamento dos processos da empresa identificando seus problemas e buscando métodos para corrigi-los. 

Sem essa busca constante por melhoria, a empresa perde competitividade e qualidade do protudo/serviço entregue. 

Otimização de processos é a peça chave para que um negócio esteja sempre em evolução e sob o monitoramento de seus gestores. Converse com a Mereo e veja como podemos te dar suporte em projetos de consultoria e com nossa plataforma integrada de gestão

Ana Lima

Deixe seu Comentário

Você também pode se interessar