7 Passos simples para aplicar o seu Plano de Ação hoje mesmo

por Ana Lima - 05/09/19 ⇠ Veja outros Posts

plano de ação

A falta de planejamento é uma das principais causas do fechamento precoce e crônico de empresas em todo o país.  Sem planejamento não é possível definir um plano de ação alinhado para solução de problemas e melhoria de resultados.

Organizar um Plano de Ação, é crucial para uma empresa obter resultados satisfatórios no percurso do seu planejamento. A partir do plano de ação, você tem condições de vislumbrar os caminhos a serem trilhados em relação a metas a serem atingidas. Além de também de que maneira sua equipe conseguirá chegar a esses objetivos. Confira.

O que é um plano de ação?

O plano de ação é uma espécie de manual ou guia a ser seguido pela empresa, de preferência apresentando um cronograma de todas as atividades.  Dentro disso, podem ser inseridos desde serviços rotineiros até metas em médio ou longo prazo, além da forma que todas elas serão alcançadas.

Para elaborar o plano de ação, você pode utilizar uma planilha eletrônica ou até mesmo um papel. Porém, hoje, existem plataformas de gestão que agilizam todo esse processo.

Montando um plano de ação estratégico

Um verdadeiro desafio de toda gestão é conseguir tirar o planejamento estratégico do papel. E acima de tudo, fazer com que esse planejamento estratégico seja reconhecido e compreendido por todas as partes envolvidas.

Nesse contexto, o plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as mais diversas implementações de ações estratégicas, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho estratégicos de seu histórico e do seu progresso.

Adote a metodologia 5w2h

O 5w2h é uma metodologia que consiste basicamente em um checklist na qual são dispostos diversos itens, ou ações, que precisam ser desenvolvidos em determinado período de tempo. contando sempre com um elevado grau de esclarecimento por parte de funcionários e colaboradores da empresa.

Com os sete questionamentos abaixo, é possível vislumbrar de forma tanto mais clara e objetiva o problema. E com isso, oferecer mais possibilidades de resolução. Veja:

 

modelo plano de ação

 

7 Passos simples para aplicar o seu Plano de Ação

Se você não sabe como montar um plano de ação, ou mesmo por onde começar, nós te apresentamos a solução. Veja a seguir um passo a passo simples de como criar o seu plano de ação:

1. Determine bem os objetivos

O primeiro passo é conhecer, com clareza, os objetivos principais da sua empresa, uma vez que eles serão a base do plano de ação. Nessa etapa inicial, procure criar ou extrair do planejamento estratégico todos os itens que servirão para orientar o trabalho de cada integrante de sua equipe. Como por exemplo:

  • Missão ou propósito: otimizar a gestão nas organizações.
  • Visão ou inspiração: estar presente em mais de 50 países.
  • Valores ou princípios: levar o conceito de meritocracia para a prática das empresas.

2. Estabeleça metas que poderão ser medidas

É fundamental que o desdobramento de metas de sua empresa atenda a uma série de quesitos capaz de direcionar as ações do plano com mais assertividades. A metodologia de desdobramento de metas OKR pode funcionar muito bem para alguns grupos de trabalho. De qualquer forma, o ideal é que você se assegure de que as metas sejam abordadas pelo conceito SMART:

S = Específica (no inglês, specific);

M = Mensurável (no inglês, measurable);

A= Atingível (no inglês, attainable);

R= Relevante (no inglês, relevant);

T = Temporal (no inglês, time based).

3. Faça uma boa e velha checklist

Chegamos à etapa da checklist, na qual você deve elencar todas as ações que serão realizadas em um plano prático, dentro de determinado prazo. É recomendável que você proponha uma reunião com toda a equipe para discutir e quebrar tarefa por tarefa. Logo em seguida, faça uma lista que contenha atividade e o responsável pela atividade.

Uma dica: é importantíssimo, na hora de se quebrar as tarefas, que haja certo equilíbrio, pois um integrante não deve ficar sobrecarregado, quando os demais contam com muito tempo ocioso. Cada integrante deve ter uma função bastante clara e sempre de acordo com as habilidades individuais.

4. Defina prazos

Parece óbvio, mas muitos esquecem desse detalhe: todas as metas e tarefas definidas com a sua equipe devem apresentar prazos.  a mais importante etapa para que o andamento do projeto tenha sucesso. Assim, o tempo de cada atividade, por menor que seja, deve ser delineado.

Além disso, os prazos devem ser compatíveis. Em cada ciclo produtivo os prazos devem se adequar, fazendo com que um colaborador do estágio posterior não permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior. Outro ponto importante, aqui, é a capacidade de delegar tarefas para as pessoas certas, no momento adequado.

5. Desenhe o plano de ação

Nessa etapa, a sua função é elaborar um cronograma que seja visualmente claro de todas as ações, prazos e metas, de maneira que os envolvidos consigam detectar facilmente todas as suas obrigações e responsabilidades.

Em seguida, exponha o cronograma em um local que todos possam ver ou permita o acesso do plano na plataforma utilizada pela companhia, o que terá um ótimo impacto na produtividade do time.

6. Tenha sempre planos de contingência na manga

A verdade é que nem sempre as coisas saem conforme o planejado inicialmente. Dentre os muitos fatores que podem prejudicar o negócio estão instabilidades do mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.

Para superar todos esses problemas, o ideal é que você consiga antecipar essas situações de riscos, o que lhe dará tempo hábil para elaborar planos para solucionar cada uma delas.

7. Acompanhe tudo

Para finalizar, é vital que toda a execução do plano seja monitorada. Isso não apenas para garantir que as tarefas sejam efetuadas, mas também para que o prazo seja feito certo e na ordem correta. Estabeleça um cronograma de envio de relatórios e de reuniões periódicas (quinzenal ou semanalmente) para que o colaborador responsável de cada setor possa apresentar seus resultados de forma inteligível para todos.

Como já dissemos anteriormente, uma empresa desprovida de planejamento e sem nenhuma meta a ser atingidas, está fadada ao fracasso desde o início. Logo, o direcionamento e o suporte propiciados pelo Plano de Ação, são fatores que o tornam imprescindíveis para qualquer tipo de negócio.

Se quiser saber mais sobre como executar o plano de ação em sua empresa, converse com um de nossos consultores.

Ana Lima

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