Plano de ação: defina, execute e acompanhe

por Gabriela Figueiredo - 07/01/19 ⇠ Veja outros Posts

A falta de planejamento é uma das principais causas do fechamento precoce e crônico de empresas em todo o país.  Sem planejamento não é possível definir um plano de ação alinhado para solução de problemas e melhoria de resultados. Ou seja, o trabalho se torna estritamente “mecânico” e descontextualizado com a dinâmica do mercado. Segundo o IBGE, em três anos, 341,6 mil empresas foram fechadas no Brasil.

Organizar um Plano de Ação, portanto, é crucial para  o planejamento de empresas dos mais variados portes que desejam obter resultados satisfatórios no percurso. É a partir do plano de ação que você ter condições de vislumbrar os caminhos a serem trilhados em relação a metas a serem atingidas e também de que maneira sua equipe conseguirá chegar a esses objetivos. Confira.

O que é plano de ação

O plano de ação é uma espécie de manual ou guia a ser seguido pela empresa, de preferência apresentando um cronograma de todas as atividades, onde possam ser inseridos desde serviços rotineiros até metas em médio ou longo prazo, além da forma que todas elas serão alcançadas. O plano de ação pode ser elaborado em um planilha eletrônica ou até mesmo em um papel, porém, hoje, você conta com plataformas de gestão que agilizam todo o processo.

Montando um plano de ação estratégico

Um verdadeiro desafio de toda gestão é conseguir tirar o planejamento estratégico do papel. Mais ainda, fazer com que esse planejamento estratégico seja reconhecido e compreendido por todas as partes envolvidas. Nesse contexto, o plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as mais diversas implementações de ações estratégicas, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho estratégicos de seu histórico e do seu progresso.

5w2h

5w2h (5 whys, 2 hows) é uma metodologia que consiste basicamente em uma checklist na qual são dispostos diversos itens, ou ações, que precisam ser desenvolvidos em determinado período de tempo, contando sempre com um elevado grau de esclarecimento por parte de funcionários e colaboradores da empresa.

Com os “7 fatores de explanação”, é possível vislumbrar de forma tanto mais clara e objetiva o problema, oferecendo mais possibilidades de resolução. Veja:

  • O quê? – sua meta, objetivo
  • Onde? – setor destacado para encampar a meta ou lugar onde se dará a ação
  • Porquê? – benefícios da implementação dessa meta
  • Quando? – espaço de tempo em que a meta será desdobrada
  • Quem? – líder, gestor ou time responsável
  • Como? – que tipo de processo será usado
  • Quanto? – quanto custará a implementação desse processo para a empresa

Como fazer um plano de ação passo a passo

Se você não sabe como montar um plano de ação, ou mesmo por onde começar, é simples, veja a seguir um modelo de plano de ação:

1. Determine bem os objetivos

O primeiro passo é conhecer, com clareza, os objetivos principais da sua empresa, uma vez que eles serão a base do plano de ação. Nessa etapa inicial, procure criar ou extrair do planejamento estratégico todos os itens que servirão para orientar o trabalho de cada integrante de sua equipe, por exemplo:

  • Missão ou propósito: otimizar a gestão nas organizações.
  • Visão ou inspiração: estar presente em mais de 50 países.
  • Valores ou princípios: levar o conceito de meritocracia para a prática das empresas.

2. Estabeleça metas que podem ser medidas

É fundamental que o desdobramento de metas de sua empresa atenda a uma série de quesitos capaz de direcionar as ações do plano com mais assertividades. A metodologia de desdobramento de metas OKR pode funcionar muito bem para alguns grupos de trabalho. De qualquer forma, o ideal é que você se assegure de que as metas sejam abordadas pelo conceito SMART:

S = Específica (no inglês, specific);

M = Mensurável (no inglês, measurable);

A= Atingível (no inglês, attainable);

R= Relevante (no inglês, relevant);

T = Temporal (no inglês, time based).

3. Faça uma boa e velha checklist

Chegamos à etapa da checklist, na qual você deve elencar todas as ações que serão realizadas em um plano prático, dentro de determinado prazo. É recomendável que você proponha uma reunião com toda a equipe para discutir e quebrar tarefa por tarefa. Logo em seguida, faça uma lista que contenha atividade e o responsável pela atividade.

Uma dica: é importantíssimo, na hora de se quebrar as tarefas, que haja certo equilíbrio, pois um integrante não deve ficar sobrecarregado, quando os demais contam com muito tempo ocioso. Cada integrante deve ter uma função bastante clara e sempre de acordo com as habilidades individuais.

4. Defina prazos

Parece óbvio, mas os melhores se esquecem desse detalhe: todas as metas e tarefas definidas com a sua equipe devem apresentar prazos, a mais importante etapa para que o andamento do projeto tenha sucesso. Assim, o tempo de cada atividade, por menor que seja, deve ser delineado.

Além disso, os prazos devem ser compatíveis. Em cada ciclo produtivo os prazos devem se adequar, fazendo com que um colaborador do estágio posterior não permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior. Outro ponto importante, aqui, é a capacidade de delegar tarefas para as pessoas certas, no momento adequado.

5. Desenhe o plano de ação

Nessa etapa, a sua função é elaborar um cronograma que seja visualmente claro de todas as ações, prazos e metas, de maneira que os envolvidos consigam detectar facilmente todas as suas obrigações e responsabilidades.

Em seguida, exponha o cronograma em um local que todos possam ver ou permita o acesso do plano na plataforma utilizada pela companhia, o que terá um ótimo impacto na produtividade do time.

6. Tenha sempre planos de contingência na manga

A verdade é que nem sempre as coisas saem conforme o planejado inicialmente. Dentre os muitos fatores que podem prejudicar o negócio estão instabilidades do mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.

Para superar todos esses problemas, o ideal é que você consiga antecipar essas situações de riscos, o que lhe dará tempo hábil para elaborar planos para solucionar cada uma delas.

7. Acompanhe tudo

Para finalizar, é vital que toda a execução do plano seja monitorada, não só de forma a garantir que as tarefas estejam sendo efetuadas, mas também no prazo certo e na ordem correta. Estabeleça um cronograma de envio de relatórios e de reuniões periódicas (quinzenal ou semanalmente) para que o colaborador responsável de cada setor possa apresentar seus resultados de forma inteligível para todos.

Como já dissemos anteriormente, uma empresa desprovida de planejamento e sem nenhuma meta a ser atingidas, está fadada ao fracasso desde o início. Logo, o direcionamento e o suporte propiciados pelo Plano de Ação, são fatores que o tornam imprescindíveis para qualquer tipo de negócio. Se quiser saber mais sobre como executar o plano de ação em sua empresa, converse com um de nossos consultores.

Gabriela Figueiredo

Deixe seu Comentário

Você também pode se interessar