Utilizando a gestão por processos para alcançar o sucesso empresarial

por Ana Lima - 05/09/19 ⇠ Veja outros Posts

utilizando-a-gestaoSe você pretende aprimorar os processos da sua empresa, atuar com a gestão por processos pode ser o caminho certo. Veja nesse post, como alcançar o sucesso que você procura, com priorização das demandas críticas.

Veremos como esse tipo de gestão permite que você tenha uma visão ampla e mais assertiva de todos os processos que envolvem o seu negócio. Dessa forma é possível entender cada um deles, focando no processo-chave. Entenda como isso funciona e aplique na sua empresa!

Entenda o que é a gestão por processos

A gestão por processos é uma metodologia de gestão organizacional que possibilita o reconhecimento dos processos da empresa. Dessa maneira, ela facilita o reconhecimento de um processo-chave com maior precisão.

Esse tipo de gestão fornece alguns recursos que ajudam a levantar, analisar, especificar, otimizar, monitorar e, também, controlar, processos de negócios ou de serviços. Possibilitando que o desempenho dos processos seja aprimorado.

Conheça os tipos de processos

É importante entender que falar de processos é falar sobre um tema amplo. A partir disso, é preciso conhecer os tipos de processo existentes. Além de identificar quais se aplicarão a sua necessidade ou a realidade da sua empresa. Veja os tipos de processos:

Processos de negócios: que podem ser de produção ou serviço.

Processos organizacionais: que podem ser burocráticos, comportamentais ou de mudanças.

Processos gerenciais: que são de direcionamento, negociação ou monitoração.

tipos de processos

Quais os benefícios da gestão por processos?

A gestão por processos proporciona maior clareza e objetividade tanto no entendimento, quanto na priorização de problemas e das mais diversas fases que as atividades organizacionais podem ter. Isso permite um melhor entendimento do negócio da organização, proporcionando ações que promovam:

  1. Aumento de desempenho das pessoas envolvidas nos processos;
  2. Uso eficiente dos recursos necessários para realização dos processos;
  3. Definição adequada de papéis e responsabilidades, dentro do fluxo estabelecido;
  4. Sequenciamento adequado das atividades, permitindo que entradas, saídas e interfaces sejam bem definidas;
  5. Diminuição de custos com retrabalhos, falhas e desperdícios;
  6. Eliminação de atividades redundantes;
  7. Facilidade para identificar a necessidade de recursos especialistas;
  8. Agilidade para identificação e atuação em gaps de processo;
  9. Facilidade para demonstrar processos e oferecer treinamentos;
  10. Identificação do processo chave com mais facilidade e assertividade.

Focando no processo chave

Dentre os vários benefícios que a gestão por processos proporciona, um deles é a identificação do processo-chave com mais facilidade e assertividade. Isso porque, o processo-chave, é o processo que costuma impactar o negócio de maneira mais significativa. Isso ocorre tanto positivamente (se bem estruturado e praticado), quanto negativamente (se mal executado).

Sendo assim, esse deve ser o primeiro processo a ser bem detalhado e entendido por todos os envolvidos. E além disso, deve haver um fluxo de monitoração e aperfeiçoamento sendo executado como prioridade e com acompanhamento constante.

Mas afinal, como aplicar a gestão por processos?

Aplicar a gestão por processos consiste basicamente em elencar os processos da empresa e criar um fluxo de aperfeiçoamento. Ela começa no entendimento e termina na organização de cada um dos processos, passando pela medição da performance periodicamente:

cinco fases do apePrincipais pontos e ferramentas a serem estabelecidos

É importante que cada fase do fluxo acima, seja bem detalhada. Dessa forma, é preciso definir dois pontos essenciais:

  1. as pessoas responsáveis por cada etapa;
  2. a periodicidade de averiguação da evolução de cada etapa.

E para isso, existem diversas ferramentas que podem facilitar e até mesmo direcionar esse acompanhamento, de maneira mais fácil. Alguns exemplos são:

  • O BPM (Business Process Management) é um tipo de fluxo criado para gerenciar processos de negócio;
  • O PDCA (Plan, Do, Check e Act) é outro exemplo de ferramenta, utilizado para entender e atuar problemas;
  • O Six Sigma é uma das ferramentas mais conhecidas dentre as grandes empresas, sendo uma ferramenta que estimula a melhoria contínua de processos;
  • A Learn é uma metodologia que visa a otimização de processos de modo a fazer muito com pouco. Para isso, é preciso reconhecer os processos para otimizá-los.

Os ganhos para a empresa

Se o que você procura é a consolidação da imagem e maturidade de gestão da sua empresa, esse é o caminho certo! O gerenciamento por processos vai te ajudar, inclusive com a gestão das competências necessárias.

Sendo assim, a experiência do cliente também será aprimorada, pois os processos sempre resultam em produtos ou serviços de melhor qualidade e entregues com maior rapidez. Por isso, o mapeamento das atividades com precisão é de extrema importância, para que todos os processos sejam considerados e a priorização seja assertiva.

Isso porque a principal função da gestão por processos é garantir que todo o core da empresa seja mapeado e seja visível a partir da descrição de cada atividade envolvida. Permitindo dessa maneira, cumprir as metas determinadas no planejamento estratégico, com eficiência e eficácia.

Outro ponto é que o mapeamento dos processos também viabiliza o reconhecimento e o entendimento das relações de causas e efeitos dos problemas.

Por fim, é importantíssimo é lembrar que a implementação dessa gestão exige comprometimento de todo o time da empresa e, principalmente, da alta gestão. Isso porque mudanças podem ser necessárias para readequar processos.

Focar no processo-chave pode alavancar o seu negócio!

Muitas empresas acabam se perdendo em seu planejamento estratégico, justamente pela falta de visibilidade de seus processos, além de acabar “pecando” organização e priorização dos mesmos.

Inclusive, é comum que alguns gestores saiam executando seus projetos, sem que ao menos, tenham entendido as demandas e determinado quais projetos ou melhorias são fundamentais ou prioritárias para os processos-chave da empresa. Por isso, conhecer a gestão por processos e aplicá-la, é fundamental para que você possa gerir as prioridades da empresa de maneira mais efetiva. Isso permite fluxos solução de problemas mais limpos, reconhecendo prioridades e aperfeiçoando o que for necessário.

Compartilhe conosco qual sua experiência com gestão por processos. Além disso, deixe os seus comentários, dúvidas e sugestões, sobre o nosso conteúdo.

Ana Lima

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